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          Policies

          Competitive Bid Policy

          Effective Date May 29, 2019
          Applicable Employee Classes
          All Florida Tech Employees
          Reviewed Date
          April 2019
          Approved by
          Dr. T. Dwayne McCay, President

          Purpose

          十大外围足彩网站要求竞标当购买价值达到一定的采购水平。 (见表采购水平和阈值)。 ESTA过程是认真确保学校及其小组的联邦资源,符合统一的指导和教育规律的佛罗里达部门。 ESTA演习将在信托责任大学基金采用每当度过的,不论其来源。

          此外,学校还有其他的工具和实现最佳价格/价值时进行购买的方法。我们鼓励使用这些工具,其中包括:

          • 州/市/县采购合同(见ESTA pagina结束的FAQ):地方政府和这些供应商之间建立了合同的大学可能会受益。
          • Cooperative Purchasing Groups: The university is a member of specific cooperative purchasing alliances such as E&I Contractual Partners, Sourcewell and US Communities & National IPA.
          • 其他大学的合同和定价协议。这些资源的列表保持在金融服务/采购服务十大外围足彩网站Intranet上的网页。

          在这份执行埃斯特结束表列出了大学的采购他们的水平和相关准则。微采购和少量采购不需要竞争性招标偶然,但可能需要报价或其他证明文件。获取最大的价值是我们永远的目标消费时不论采购高水平大学资源。

          Roles and Responsibilities – Competitive Bidding

          采购服务负责管理大学的竞标过程,同时与院系工作,将率先在协调识别与潜在投标人的资格;投标文件的编制和分配;以及接收和评估书面出价。也将导致在任何必要的谈判采购服务,或投标评论。院系是传达鼓励他们的采购需求,并计划采购服务团队尽早有足够的时间来正确地进行竞争性招标。

          Important: 如果计划购买上升到水平需要竞争性招标采购,采购业务必须由学院/系入伍进行招标过程。个人从启动购买或索取报价在这个层面上禁止的。

          Note: 如果购买涉及到咨询或其他专业服务,咨询请参阅更多信息承包过程中,位于下网页上的金融服务/采购政策和程序。

          Formal Requests – Competitive Bidding Documents

          采购服务将紧密合作,该大学的院系和起草请求所必需的建议书(RFP),询价(RFQ)请求协助,和/或信息(RFI)文件的要求。帮助识别采购服务会直接从供应商对这些投标的合格供应商,并邀请。只要有可能,RFP,RFI和RFQ将被发送到请求至少有三个合格的供应商。每一个潜在的供应商将在同一时间收到相同的标段,以确保公平竞争的招投标过程。

          Receiving Competitive Bids

          投标将被采购办公服务作为标段指示接收。 11收到,买家将审查和分配的每个投标进行比较。经过这初步审查,买家,采购经理或采购的主管将联系适当的人员在通知要求大专或部门,对中标结果的摘要提供给他们,并在决策过程中让他们参与(如果适当和必要的)。报价或提交给大学的出价都是保密的,不应该有竞争的供应商或外部各方共享。

          11个投标接收,采购服务,将工作与请求部门选择供应商。如果两个或多个供应商提供的产品相媲美,产品规格,数量,服务和交付,使得没有比自己其他同价位区分供应商,那么合同将获奖以价低。然而,所有的因素都很少是平等的,它可以确定低于最低投标以外的投标是一个提供最大价值的大学。 NO SET可以设计配方,适用于所有产品的所有订单。质量和服务的要求会针对不同的订单,以及变化。由于这些原因,选择最佳买入该大学的诉讼需求,是一个需要经验,判断和通信与委托部门的行为。

          Commitments and Contracts

          受托人大学董事会指定只有特定个人都有权签署并上了大学的代执行合同/协议。如果不是这样由董事会授权,员工/人员/教师应该从未签收大学的合同/协议。合同和协议应该通过购买服务谁将然后以适当的路由授权签署个人和执行合同进行路由。

          Exception Process: Sole & Single Source Purchasing

          如果大学无法识别能够提供的商品或服务的至少有两家供应商或供应商是业主购买的唯一来源,购买必须包含“唯一/单源”的文档。应征询采购服务每当一个唯一/单一来源方式采购正在考虑购买。鞋底/单购买是例外。请参阅鞋底和单一来源采购程序的更多信息,位于下网页上的金融服务/采购政策和程序。

          包括文档,书面请求的理由,必须审查和订单的承诺之前采购服务的批准。

          Placing the order

          这一切都需要购买一个订单必须遵循的采购申请手续。更多信息位于下网页上的金融服务/采购政策和程序。

          下面的图表提供有关采取行动的采购和采购的阈值水平的指导。下面列出的所有美元限制是“全额收购义务。”

           

          PROCUREMENT LEVEL THRESHOLD AND GUIDELINES
          1. Mico-Purchases $0-5,000
          • 不引用或估计是必要的文件,但使用优选的供应商的建议。

          • nginx
          • P-Card is the preferred payment method.
          • See separate P-Card procedure for additional rules.
          • Total purchase obligation applies. See FAQs.
          2. Small Purchases $5,001-15,000
          • 502 Bad Gateway

          • P-Card may be used for travel.
          • Two informal quotes are required.
            请求报价和部门取得随便发送到采购服务的业务的申请。
          • 我们强烈鼓励我们用我们的首选采购供应商/财团为了短期获得报价。
          3. Competitive Bids $15,001 and greater

          要求任何讨论参与与供应商之前,采购服务
          • 参与要求采购服务从一开始(在创建采购申请之前)。
          • 需要三(3)正式的书面报价/或建议请求(RFP)的审查和/或采购服务启动。
          • Purchase orders are required.
          4. Large Purchases $100,000 or greater
          • 与评价方法RFP或须(如果密封投标认为必要)。
          • Consult with Procurement Services
          5. Purchases from a Sole or Single Source

          单一或唯一来源是例外处理时所遵循上述准则不能由于实现:

          • Emergency situation
          • 为所需的商品或服务没有竞争(没有其他公司可以提供)
          • See Sole/Single Source Procedure for more information
          • Use of Single/Sole Source purchase process must be pre-approved by Procurement Services.

          FAQs and definitions

          Capital Equipment: 超过$ 5,000和一个使用寿命大于一(1)年值的任何项目。

          Preferred Supplier: 看到供应商选择准则。财团的列表位于采购网站上。

          Certificate of Insurance or Waiver:

          Informal Quotes: 从供应商的网站包括打印,电子邮件从一个代表报价在公司,详细的注释关于与供应商,价格在本地存储的图片进行电话交谈。

          State/City/County Government negotiated contracts: 已经在使用公共机构审核的供应商和价格表。这些可以位于下电子交易市场的金融服务/采购网页。

          New Supplier: 新的供应商包装必须填写并提交给采购服务,位于金融服务/服务的采购网页。

          Total Purchase Obligation: 购买订单的总量,相对于每一行的项目值。

          When is a P-Card OK for purchasing?

        • If goods or services are Micro-Purchases.
        • For travel.
        • 看到P-卡(卡采购)规则上附加的限制规则。这些可以位于金融服务/网页采购办公室。
        • When is a Purchase Order required?

          A competitive bid is not required for the following

          502 Bad Gateway

          1. Academic reviews
          2. Lecturers, Guest Speakers, Honorariums
          3. Auditing services
          4. 法律服务,包括律师,律师助理,专家证人,鉴定,仲裁员或中介服务。总法律顾问书面批准,不需要由私立大学获得律师服务。
          5. 涉及医疗服务的检查,诊断,治疗,预防,医疗咨询或管理。为规范辅助装置医疗,发展职业或康复治疗,包括,不但不限于,假肢,矫形器和轮椅,提供基于已建立的收费表或方法所购买的设备,以确保最好的价格,考虑到需求客户端。
          6. 用s的规定下组织不以营利为目的的企业提供给个人或精神上,身体残疾的服务。 501国内税收法的(C)(3)
          7. Family placement services
          8. 由联邦政府提供的商品或者服务的,国家,国家,其他国家,政治分支机构或实体,高校的手段。
          9. 继续这个都是提供给公众普遍对于已费支付所有相关的费用收集与事件或节目的教育活动或节目
          10. 从企业或个人购买由联邦或州法律规定或指定的一个机构授予
          11. Extension of an existing contract
          12. 现有的续约,如果在合同条款中规定的续约选项(S)
          13. 从版权的软件或者其代理人的所有者执行,编程或培训服务
          14. Regulated utilities and government franchised services
          15. Regulated public communications

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