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          政策

          采购政策

          生效日期2019年5月29日
          适用员工班
          十大外围足彩网站全体员工
          审查日期
          2019年4月
          由...批准
          博士。吨。德韦恩麦凯,总裁

           

          ESTA政策保证了高校的采购程序和过程符合联邦,州和地方法律,并提供资产管理工作正确采集时商品和诚信服务问责制。

          参与购买的每一位员工都必须为理解ESTA政策和所有相关的采购,付款和供应商管理政策和程序的全部责任。在采购金融服务的服务办公室负责监督,管理,促进,监督和控制大学的采购。

          大学采购原则

          采购决策和业务决策中应该是大学的最佳利益作出。那些让购买该大学要坚持最高标准的诚信,道德和公平的自己。大学需要那些购买它坚持以下做法和原则:

          最超值: 大学的目标是通过不断ITS供应商和供应商,他们采用当前最好的整体价值提供给大学的钱花在刀刃上的资源。值是通过供应商的价格,质量,服务,交货时间,交货,付款条件,后护理,保修,产品规格和兼容性和可靠性提供合收益。采购服务和大学员工参与购买世卫组织应始终寻求大学最好的价值。

          免税地位: 十大外围足彩网站是一所私立,不以营利为目的的机构,并免征营业税佛罗里达州内。作为一个非营利性的教育机构,符合还可实现盐以及其他许多州使用税豁免。员工世卫组织将进行购买,该大学的营业税免税证明/号,它们是从购买充电提供供应商阻止销售税提供采购服务。此外ESTA过程需要厂商树立正确适合作为免税客户和账单大学恰如其分。

          随着员工必须合作,以确保供应商发生这种情况,正确的供应商在必要的时候。

          供应商授权和管理: 大学通过采购服务,将寻求将风险降至最低,并通过管理其精心选择的供应商巩固其购买力。

          大学要求员工工作采购服务标识与批准的供应商,或者设置一个新的供应商,他们或许能提供更好的价值了大学。采购事务负责所有国际和国内确保已供应商审核和清晰可能的制裁合规的通过视觉的筛选工具的限制当事人。

          预算平衡和NSF控制可供选择: 采购服务,采购随着它的系统和控制,发出采购订单和/或付款请求之前检查预算和可用余额提供额外的安全性。这些检查,与P-卡消费的限制,帮助大学及其预算管理人员一起留在预算和管理资源的大学。

          时效性/效率: 直到收到商品或服务与被供应商已经-已经支付了购买交易是不完整的。购买已经启动后,该部/学院有责任地看到,供应商都在适当的时间支付。 ESTA需要的购买和支付形式,请购单,采购订单的,审批和接收确认有效的处理,并及时处理和这些文件的转发。他们的供应商发送发票应直接到应付账款办公室进行处理。如果发票是由其他部门或大学接受,必须立即转交给应付帐款办公室。

          支出限制和控制: 在SVP / CFO和金融服务办公室已建立起支出审批权限的人员在大学及院系的层次结构。采购和请购单必须发出和/或通过这些必要的支出机关批准。最终授权,使合同承诺并签署合同文件是保留给受托人大学董事会授权的员工。

          采购服务将帮助院系通过资格预审的供应商和谈判首选定价和/或条款一般购买服务或项目。此外,服务的采购将寻求通过协调采购随着利用其购买力者的首选供应商提供最好的价值。

          采购系统和控制: 采购服务,从信息技术的援助和所选业务和银行合作伙伴,建立制度和程序,以促进购买,申请和供应商付款。这些措施包括:

          • 采购卡(对卡)
          • 采购申请和采购订单系统
          • 替代的支付方法支付请求,ACH支付请求,电汇请求

          有竞争的投标: 该大学将实行购买商品或从外部供应商服务的竞争性招标。当全部购买义务将等于或超过$ 15,000没有大学当合同提供的商品或服务。招标是公开进行,竞争性和公正,必须按照大学的竞标过程。见下面的阈值的图表。

          责任采购服务:

          • 树立和落实采购政策,程序,控制和系统,更好地服务于大学的使命,目标和社区。
          • 由人手赞同随着培训和激励为客户提供优秀的服务。
          • 以高效,经济的和及时的方式寻求商品,物资,材料,其持续作业设备和大学的用品按照与大学的政策。
          • 识别,建立,管理和开发供应商和供应商,他们将提供大学最好的价值提供多样化的。
          • 征集,比较和选择。当要求该大学的竞标过程竞争性招标。
          • 评估和建议,可以提供更加出色看重大学的新产品,服务或系统。
          • 发展,促进和维护常用大学产品和服务标准。
          • 用诚信和供应商,他们的代表和大学人员之间的人伦关系来操作。
          • 以识别独特的关系中存在的大学作为商品和服务,以及各种校友和学校潜力,这些商品和服务的大学的供应商朋友们的购买者之间,然后特别允许考虑到这些潜在的供应商只有在他们展示等于提供了大学的能力,或者更好的价值。
          • 以团队与那些使用的产品和服务,了解什么样的产品或服务的贡献组件以他们的供应商或产品,然后一个协商与首选供应商,以获取最大的价值,或者向用户呈现替代产品的偏好,将满足他们的最本质的需求,并提供更高价值的大学。
          • 管理和支配大学的采购卡计划。
          • 建立和管理学校的政策和相关旅行的教师和工作人员的进程。
          • 通过协助大学院系在其采购活动:
            • 帮助他们申办制定准则,当需要竞标作用域的工作和产品规格。
            • 提供及时的成本估算,采购计划协助,指导和预算。
            • 随着如果需要,加快并协助订单的跟踪已延长交货时间和交货计划,采购和供应商的替代品,产品或服务。
            • 确保及时和正确的支付厂商。
            • 与供应商解决结算纠纷和矛盾短缺比如,损害赔偿,数量和定价错误的差异工作。

          员工的责任

          世卫组织员工进行业务上大学的名义并在购买商品或服务都参与其中,和/或支持的大学运营旅行有责任阅读,了解和ESTA的采购政策和相关政策和程序的遵守。

          为了确保上述所有的,它是十大外围足彩网站的那所大学的员工不得接受以任何请或者从参与或试图与大学做业务的任何人士,商号或公司的酬金,或对其地位的政策被用来影响大学的供应商人员时进行购买。

          不得在任何情况下接受任何员工佣金或报酬的其他形式销售到大学。

          从事采购过程的任何方面的员工预计将无任何关系,不利于该大学的最佳利益。该大学将无法获得商品或服务的大学员工个人使用。厂商还不大学有望延续利于定价的非大学相关的购买,但在5月的供应商自行决定这样做。从供应商的回扣或退款是大学的专有财产,应当及时存入账户大学。

          大学学分或购买力不得用于购买商品或服务的个人或用于除大学以外的相关活动的企业赞助在哪里协议到位。违规或故意故意无视政策可能导致纪律处分,直至并包括终止及刑事处罚。

          下面的图表提供有关采取行动的采购和采购的阈值水平的指导。下面列出的所有美元限制是“全额收购义务。”

          采购水平 阈值和指导
          1.微购买$ 0-5,000
          • 不引用或估计是必要的文件,但使用优选的供应商的建议。
          • caputal采购必须采购订单(PO)上。
          • 申请所需的计算机,宠物,家畜,片剂等
          • 对卡是优选的支付方法。
          • 看到额外的规则单独的P卡的过程。
          • 总购买义务适用。

           

          2.少量采购$ 5.001 15.000
          • 费用的采购订单(PO)必须除非与旅游相关的使用。
          • 对卡可用于旅行。
          • 休闲两个引号是必需的。
          • 请求报价和部门取得随便发送到采购服务的业务的申请。
          • 我们强烈鼓励我们用我们的首选采购供应商/财团为了短期获得报价。
          3. $ 15,001竞争性投标和更大

          要求任何讨论参与与供应商之前,采购服务
          • 参与要求采购服务从一开始(在创建采购申请之前)。
          • 需要三(3)正式建议书的书面报价/或要求(RFP)的审查和/或采购服务启动。
          • 采购订单是必需的。
          4.大量购买$ 100,000或更大
          • 与评价方法RFP或须(如果密封投标认为必要)。
          • 随着采购服务咨询。
          5.从单个源或唯一的购买

          单一或唯一来源是例外处理时所遵循上述准则不能由于实现:

          • 紧急情况
          • 为所需的商品或服务没有竞争(没有其他公司可以提供)
          • 看到鞋底/单个源获得更多信息的程序
          • 使用单个或单一来源采购过程中必须事先批准的采购服务

           

           

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