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          政策

          旅游政策

          生效日期2017年3月13日
          策源: 金融服务业采购办公室 方法第二号: PUR-0001 提交: 购买
          标题: 旅游政策 修订日期: 2017年3月13日 批准: 博士。吨。德韦恩麦凯,总裁

           

          政策声明

          “旅行费用是交通费,住宿费,生活费,以及在运动状态的员工谁是在非联邦实体的公务发生的相关项目的费用。这样的成本可以被充电的实际成本的基础上,上按日或里程基础代替实际成本的发生时,或在两者的组合中,提供所使用的方法被应用到整个行程,而不是所选择的天之旅“ 统一指导,节200474

          它是十大外围足彩网站的为发生时有权对公务旅行的大学允许并正确记录费用报销员工的政策。任何赠款或合同条款的优先考虑,如果他们是更加严格。联邦政府资助的旅行是受到联邦统一指导:2 CFR第200和绿皮书由教育佛罗里达部管理。最好保持在IRS规则和作出偿还所有员工避税的负责报销计划,十大外围足彩网站需要确保所有旅游有一个经营宗旨,在以旅游后续的一段合理的时间进行记录和/或支出。

          大学旅游政策适用于国内和国际旅行这两种。

          出行前

          旅游授权

          他们的员工必须获得本国的顶头上司通过完成所有的旅行 批准的旅游行程形式 提前出行。旅行赞助从有无预先核准和主要研究者研究基金。该策略的任何例外情况必须是整个注意到差旅授权,并由部门负责人批准。此外,国际旅行需要通过合规性和风险管理执行董事批准。

          提前出行

          差旅预付款可用于那些没有员工有采购卡,个人信用卡或现金的工作人员。请求的旅行提前量是最小的$ 150。一个签名 期票 这是必需的,每个文档,提前将被收回内完成的行的10个工作日。如果提前不甘心若允许在规定时间内收,到期量会再从个人的下一个薪水工资 - 扣除。所有旅行的进步需要审批部门的负责人,如果超过$ 2,500个要求,由总裁或财务总监额外的批准或指派他们如果需要的话。

          采购卡的使用

          鼓励员工使用他们的大学采购卡(P卡)支付尽可能差旅费。同时公司鼓励员工进行豁免销售税的证书。看到采购服务网站“帮助主题,免税地位” for all specific state tax-exempt certifications f要么 FIT. Use of the p-card must follow the established Procurement Card Rules & Guidelines agreement signed by each cardholder.

          意外事故,盗窃和同时在大学商务旅行的其他罪行,必须立即报告给有关当局,按照当地/国家法律。此外,报告这些事件给 Department of Security & Safety (321-674-8111)和你的部门立即。

          长线游

          长线游被定义为超过30天的一个特定位置的研究或商务旅行。住宿和每日津贴是基于短期访问,因此,这是财政有利,寻求生活比酒店和餐厅的饭菜其他安排。对于长线游目前的收益是允许报销。按日偿付率是不允许的。

          国际旅行

          国际货币必须转换为美国美元的费用报告和使用的汇率必须在附注中予以提供。去国外旅行报销汇率波动使有些复杂。用信用卡支付酒店和餐厅账单将在外国的货币被扣除费用,信用卡公司将票据转换为美国旅客开票之前美元。为了确保准确,公正的补偿,一个拷贝在美国的信用卡月结单美元需要报销除了来自外国的原始收费单。如果等待的信用卡帐单将延迟占预付款,旅客占所有对方应该费用,可以要求报销以后收取项目。

          后行驶

          费用文档

          旅客负责提交所需的全部费用,并在同一会计年度为旅行开支报告,所有必要的审批到无论行程交叉纳税年度应付帐款办公室。

          • 在已完成的旅行国内旅游10个工作日。
          • 国际旅行社内完成的行的15个工作日。

          原来核定的行程必须伴随开支报告。允许差旅费报告共计不到50 $可以通过小额现金偿还给员工 学生金融服务 - 出纳处。所有其他报销将通过应付账款支付。员工必须将未使用的旅行前进到 学生金融服务 - 出纳处。提交拨款资助的差旅费用报告应参照 Office of 研究 & Spons要么ed 程式 为进一步指导。

          非报销的旅费

          • 支出费用不合理未能取消酒店预订或运输
          • 罚款
          • 停车,超速罚单或拖车因违法停车
          • 牵引或启动
          • 丢失或被盗的门票,现金或财产
          • 意外险保费
          • 在俱乐部或航空公司AAA会员
          • 其他人员费用,如“按次付费”的电影,保健及美容服务或用品,或酒店迷你酒吧
          • 租车,酒店或其他旅行费用无关的大学商业部分
          • 过度的提示(大于20%)
          • 直接相关费用都不到,或必要的,行程分配的性能
          • 行李
          • 为旅行超过五天更少的洗衣费
          • 对于个人汽车的汽油成本
          • 酒精(除非通过对卡计划的授权;指 Office of 研究 & Spons要么ed ProgramS对于酒精报销进一步指导,具体地授予上)

          航空,火车,出租车和班车

          大学需要一个旅行者,寻求交通最便宜的方式,以最好的服务行的目的。报销将是使用服务的教练或标准收费。商务舱和头等舱的票价不予报销。

          个人汽车

          私人汽车的里程补助的基础上, 由国税局公布的每英里目前的速度。里程率招致覆盖费用是所有使用私人拥有车辆的停车费和过路费除外。可能被授予这需要偿付率低于IRS标准里程率异常。学校建议旅行者具备适当的个人汽车保险。保险责任险必须满足的状态下的员工生活的机动车财务责任法的要求。用于商业用途的个人汽车不是由大学的保险。大学不包括免赔额或与正在underinsured的其他成本。

          当地旅游是在大多数情况下报销,并应在每月旅行报告中提出。当地所有在一个月之旅可以组合成一个报告。对于蓟马里程报销要求超过10英里的往返,旅客必须提供一个地图(谷歌, Mapquest服务)显示里程提交。对卡不能用于充电的员工汽车的汽油成本。

          大学拥有的车辆

          车辆的数量是有限的出租工作人员或教师。其中这些车辆的借款是比租用一辆商务车的成本更便宜。预留一所大学拥有的面包车,请使用 车辆要求形式 在安全网站上,并确保审查 面包车预订指南.

          所有大学自备车辆应充满燃料从校园确保区域由油库设施运行。在校园的车辆油库只能用燃料大学拥有。油库不能用燃料的车辆或车辆租赁的工作人员。只有在情况下,如果配合油库关闭如若大学拥有的车辆经常在一个加油站异地进行燃料(与情势小时后)。在这些情况下,气体收据必须记录在收据的背面车辆信息获得。学校自备车辆不应该被驱动供个人使用。

          汽车租赁

          汽车租赁只针对商务旅行是允许的。旅客预计,除非基于该组中袋和/或旅客数量则需要较大的车租一辆中型或小型车辆。

          报销费用包括以下内容:

          • 每日租赁费
          • 里程费
          • 汽油费用
          • 过路费

          这是要求旅客(在美国或其他国家)返还车辆之前填写煤气罐,采取降低汽油成本优势。对卡可用于支付燃料。如果旅客租用从汽车租赁公司有车,大学的毯子的汽车保险政策包括这些自动租赁和没有必要购买额外的保险。如果保险索赔变得必要,租赁协议的副本应提交 合规性和风险管理办公室。如果旅客是在另一个国家租车,则要求在租车时间的旅客购买保险。

          如果已经发生在企业或大学在企业相关的娱乐从事旅行从家里过夜走的过程中膳食费用报销。每个可以被使用并且可以更小,但津贴率(每日费率用餐)从未超过,按日利率,可在以下网站上找到的联邦:

          每国税局法规,商务旅行,而不过夜完成不符合报销餐。收据所需要的所有费用,除非每日津贴由部门负责人批准预售。唯一的例外是非常小的项目如果是不可能的收据这样的自动收费,自动售货机和提示。对于任何一个工作日,每日最高电流或付款收据可领取。然而,每日最高及两个缴费收据不能在同一行程声称。

          如果收据丢失,主管必须附上一份备忘录这包括什么购买和经营宗旨,如果电量不足$ 75对于超出此限度的需求,重复的收据必须及时的供应商处获得。直接费用包括与会议或特别会议,注册及收费:如宴会,可以偿还,但它们必须是合理的,由原始收据支持。通过会议注册费迎合可以偿还与否。所有费用,包括那些支付的采购卡,必须在费用报告中列出。支付随着对卡的总金额应该从总体上的开支费用报销形式的底部被减去,以确定要拨入雇员的数量。

          团餐被定义为采取与多于一个的(1)人用餐。如果旅客是支付了一顿,他们必须确定与会者的饭钱,如果在五(5)。对于五个或以上的团体,说明必须包括,例如,“女排”或“营销团队”。谁是该组的一部分,个人不能按日要求的集体用餐每个旅行者支付,除非他们自己动手做饭。

          住宿

          以这样的方式应该进行房间预订,以确保本地可用的最佳速度。这需要国税局进一步对所有的住宿费用提供收据,无论金额。没有报销将过夜住宿进行比从旅行者的家50英里接近,除了中所述的解释陪同旅游行程一份声明中出现异常情况。

          杂项旅费

          这样的旅行费用为航空公司行李费,行李搬运和储存,文书服务所需的处理程序(如租金互联网,传真服务),通过旅行超过五(5)天,行李员合理的小费,侍者等必要洗衣费有资格报销。只有在旅行目的地的洗衣店发生的费用可以偿还。

          其他补偿费用

          娱乐

          娱乐 is defined as meals, beverages, and event admission costs for a non-employee deemed to be in the best interest of the university, e.g., a local visit by a candidate for a position within the university. Staff and/or faculty are to submit an expense report, listing the attendees. Reimbursement submitted on grants should refer to the Office of 研究 & Spons要么ed 程式 为进一步指导。

          受访者适合或不适合参观单

          报销,各部门必须提交面试候选随着考生经过批准的检查请求 W-9 要么 W-8BEN 信息。这同样适用于世卫组织需要报销外单适合做生意。

          笔记

          1. 在ESTA策略中引用的所有形式可以在采购网站上找到,位于的右手边 采购服务 - 应付账款网页,题为:为旅行者。
          2. 电子扫描收据可被存储在文档管理系统的一面旗帜共享驱动器或定期备份到一个安全的服务器配合。可以接受的是扫描和索引文件以适当的标记,然后进行检验步骤的硬拷贝被破坏之前。 请硬拷贝形式的当前财年的最佳实践,九月之后直到今年年底关闭审计。

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